Плюсы аренды конференц-зала в отеле

Большая, средняя или маленькая комната?

Конференции и тренинги призваны повышать квалификацию участников, расширять круг их знаний и развивать навыки. Это одна сторона медали; во-вторых, встречи за пределами компании укрепляют отношения между сотрудниками и способствуют интеграции. Поэтому организация подобных мероприятий уже не прерогатива крупных компаний, но и малых предприятий. Владельцы хороших конференц-отелей прекрасно это знают, поэтому идут навстречу небольшим компаниям, предлагая в аренду небольшой или средний конференц-зал.

Если вы ищете современно оснащенный гостиничный комплекс, то отель Москва Садовническая вам подойдет.

Конференц-залы «Горки Панорама»

Конференц-зал «Галактика»

Конференц-залы Rosa Springs

При выборе отеля для проведения конференции обязательно обратите внимание на оснащение имеющихся конференц-залов. Прежде всего, спросите у работника заведения о звуковом и аудиовизуальном оборудовании, но не стесняйтесь спросить и другую информацию, например, удобные ли кресла! В итоге участники проекта будут сидеть на них по несколько часов в день

Технические средства конференц-зала

Современные конференц-залы должны быть обеспечены следующими техническими средствами:

• система отображения информации,
• конференц-система с наличием синхронного перевода,
• видеоконференцсвязь,
• озвучивание,
• документирование,
• коммутация,
• вспомогательные системы,
• интегрированное управление.

Конференц-зал, отвечающий высоким техническим и функциональным требованиям, должен обладать следующими специальными возможностями:

• информация должна отображаться в высоком разрешении и превосходном качестве. Это должно осуществляться посредством правильно подобранных средств отображения;
• многооконный вывод информации на основные и вспомогательные средства отображения;
• сеансы телемостов;
• видеоконференцсвязь;
• самостоятельное управление презентацией;
• графическое комментирование материалов выступающего;
• звукоусиление аудиоисточников и речи;
• документирование мероприятий, проводимых в зале;
• система электронного архива;
• обеспечение удобного управления посредством единого интуитивно понятного интерфейса.

Для обеспечения адекватного и комфортного восприятия визуальной информации присутствующими в зале, технические средства, применяемые для воспроизведения обязательно должны соответствовать количеству зрителей, размерам помещения и характеру демонстрируемого материала.

В большинстве случаев намного более предпочтительным вариантом является применение системы прямой проекции с широкоформатным экраном и проектором с высоким световым потоком. В зависимости от особенностей конфигурации помещения, иногда целесообразно использовать систему обратной проекции, видеостены или даже несколько экранов и проекторов.

Таким образом, сегодня в современной индустрии гостеприимства создание бизнес-центра при гостинице является полностью оправданной мерой. А вот содержать в туристической гостинице огромный бизнес-центр, совмещенный с отделом конференц-мероприятий, либо имеющий свой собственный print-shop – концепция, которая подходит далеко не каждому отелю. Такое решение нужно принимать в зависимости от специфики гостиничного предприятия, от его локации и спроса на такого рода услуги.

В последнее время тенденция к проведению различных корпоративных мероприятий в гостиницах, расположенных за городом или на курортах, нарастает. Современный бизнес-центр по площади должен быть не менее 25 квадратных метров. Располагаться он должен в отдельной комнате, чтобы дать посетителям возможность поработать за компьютером и не отвлекаться на шум или какие-тио иные неудобства. В некоторых гостиницах недалеко от бизнес-центров располагаются комнаты для проведения переговоров.

Аренда бизнеса

Аренда бизнеса становится все популярнее в нашей стране. Представляет собой передачу какой-нибудь деятельности за деньги. Например, владелец автосервиса зарабатывает в месяц $10 тысяч долларов. Он тратит силы, время, нервы и так далее. Он находит ответственного и заинтересованного человека, который будет у него арендовать автосервис за фиксированную плату, например, за $7 тысяч. Если «новый владелец» будет развивать бизнес и зарабатывать более $12 тысяч, то это никак не скажется на стоимости аренды. Владелец имеет деньги, не работает и наслаждается жизнью, арендатору не нужно открывать свою автомастерскую.

В интернете все чаще появляются объявления, в которых предлагается аренда бизнеса: кафе, рестораны, столовые, магазины, аптеки, клубы, салоны красоты, интернет-кафе, парикмахерские, сауны, склады, книжные магазины и так далее. Открыть свое дело в стране непросто: нужно пройти много инстанций, перебороть бюрократизм, нужны деньги (часто немаленькие). И неизвестно, что будет с бизнесом через несколько месяцев, окупится ли он. Прекрасный выход из ситуации – арендовать уже действующий бизнес – это недорого, эффективно и просто. Часто владельцы расписывают его перспективы, помогают в первое время, рассказывают секреты.

Удобство для партнеров

Проведение любых переговоров и бизнес встреч нуждается в серьезной подготовке, чтобы все прошло успешно. Удобней всего для этой цели арендовать конференц-зал, тем более, что стоимость услуги вполне доступна. Это профессионально обустроенные помещения со специализированным оформлением и техническими средствами. Главное достоинство услуги заключается в комфортабельности для партнеров. Это особенно удобно при визите иностранных гостей, которые заодно и смогут остановиться в гостиничном номере. Им будет легче добраться до места встречи, если оно будет находиться в том же здании. Кроме того, они проведут досуг в комфортабельной обстановке и смогут вкусно поесть в ресторане. Помещения оборудуются всей необходимой техникой. Пускай аренда обходится довольно дорого, но зато в помещениях есть мощные компьютеры, демонстрационные дисплеи и прочее оборудование, которое может потребоваться при проведении презентаций. Это снимает с вас необходимость продумывать все организационные вопросы, ведь к моменту вашего визита уже все будет готово. Таким образом вы сумеете произвести хорошее впечатление на своих деловых партнеров и инвесторов, что составляет большую часть успеха. Мы подготовим конференц-зал в отеле с учетом всех ваших пожеланий. Еще одним преимуществом выступает эксклюзивная мебель. Помещение подготавливается заблаговременно. У вас уточнят количество гостей, выполняют тщательную уборку и в случае необходимости дополнят помещение всем необходимым.

В чем преимущества конференц-залов при отелях?

Во-первых, большинство конференц-залов оборудованы всем, что необходимо для проведения таких мероприятий: большим количеством сидячих мест, правильно расставленной акустикой, хорошим освещением, комнатами для спикеров и т.д.

Во-вторых, стоимость аренды зала (даже в случае проведения нескольких десятков мероприятий в год) оказывается существенно ниже, чем строительство или переоборудование имеющихся помещений.

В-третьих, отдельные гостиницы предоставляют собственный персонал, сведущий в особенностях, нюансах и тонкостях проведения таких мероприятий, что исключает вероятность грубости и некорректного поведения по отношению к участникам и гостям.

При этом часто, российские компании предпочитают проводить различные встречи в Сочи и Адлере в частности. И лучшим местом для этого является Грейс Глобал. Почитать об особенностях, достоинствах и преимуществах помещения для конференций при гостинице можно на странице https://grace-global.ru/services/konferents-zal/. Узнать о свободных датах и забронировать зал на нужное число можно по телефону, на сайте или непосредственно на ресепшене отеля!

Проведение переговоров

Если рассматривать конференц-залы, классифицируя их по функциональным задачам, то, в первую очередь, следует остановиться на проведении переговоров. Для совещаний с числом участников больше 10 для нормального слухового восприятия уже недостаточно силы голосов выступающих, даже если все участники размещаются за круглым столом в небольшом помещении. Чтобы во время проведения переговоров выступающему не нужно было повышать голос, а слушателям — напрягать слух, используются конференц-системы для звукоусиления голоса выступающего. Место каждого участника оборудуется микрофоном для выступлений и громкоговорителем для прослушивания других участников

При этом важно, чтобы конференц-система обеспечивала высокую разборчивость речи. Иначе речь, пусть и достаточно громкая, заставит остальных постоянно вслушиваться и пытаться разобрать все слова, что приведет к отвлечению внимания от обсуждаемой темы и быстрой утомляемости участников переговоров

Рис.2

Другая задача конференц-системы — упорядочение процесса дискуссии, когда микрофоны включаются в порядке очереди и/или число одновременно выступающих ограничено. Для этого место участника заседания оснащается кнопкой включения микрофона и запроса на выступление, а также индикацией момента, когда можно говорить. Классическим примером конференц-системы, удовлетворяющей вышеперечисленным требованиям, является дискуссионная система CCS 800 производства Bosch Security Systems. Место участника переговоров системы CCS 800 выполнено в виде стильного пульта, в состав которого входит микрофон на гибкой подставке с кнопкой и индикатором включения и высококачественный громкоговоритель, который автоматически отключается при включении микрофона

Назначение этой функции определяет еще одно немаловажное требование к любой конференц-системе — отсутствие характерного «свиста», появляющегося вследствие возникновения эффекта «акустической обратной связи». Понятно, что во время проведения важных переговоров такие технические неприятности недопустимы. Чтобы защитить конференц-систему от этого эффекта, вероятность появления которого зависит как от параметров зала, так и от характеристик самой системы, иногда приходится использовать дополнительную дорогостоящую аппаратуру обработки звука

Компания Bosch Security Systems, работа которой на рынке конференц-систем всегда отличалась применением передовых технологий и желанием предоставить потребителю только лучшие технические решения, недавно интегрировала в систему CCS 800 процессор подавления акустической обратной связи. Теперь новая дискуссионная система, получившая название CCS 800 Ultra, обеспечивает еще более высокую степень защиты от возникновения «свиста», а также избавляет владельца зала от необходимости затрат на дополнительные устройства и экономит место при размещении оборудования.

Категории бизнес-центров

Условно бизнес-центры делятся на несколько категорий:

1. Бизнес-центр, который предоставляет клиентам гостиницы именно услуги бизнес-центр и более.
2. Дополнительно к услугам бизнес центра предоставляются услуги по организации конференц-мероприятий.
3. Помимо бизнес-центра, в гостинице образуется собственная небольшая типография, основанная на его базе и организуется print-shop.

Во втором случае объем функций, возложенных на бизнес-центр, будет постоянно увеличиваться. Для того, чтобы провести презентации, встречи, конференций и прочие подобные мероприятия, потребуются специальные конференц-возможности. Например, комнаты для ведения переговоров, видеооборудование, проекционное оборудование и пр. Кроме того, нужен более расширенный круг возможностей и со стороны самого бизнес-центра. Технически он должен быть способен обеспечить проведение разного рода мероприятий на самом высшем уровне.

Конференц-залом принято называть многофункциональное помещение, предназначенное для проведения презентаций, совещаний, конференций. При этом качество таких мероприятий будет зависеть от использованных технических средств. Концепция оснащения зала и технические решения, выбранные для него, должны обеспечить максимальный уровень комфорта, а также функциональность для каждого участника.

Не только слышу, но и вижу

В заключение стоит сказать, что ни один конференц-зал не может обойтись без системы видеоотображения. Для демонстрации слайдов презентаций, вывода результатов голосования, текстовой и видеоинформации понадобится установка плазменной панели или видеопроектора; для того, чтобы на экран в зале выводилось лицо выступающего – система видеокамер. Если же во время конференции предполагается организация «телемоста» с участниками, находящимися в других залах отеля, городах или странах, конференц-система должна быть дополнена системой аудио- и видеоконференц-связи. Но это уже тема для отдельной статьи.

Бизнес на сдаче в аренду

Наиболее популярным в крупных городах является бизнес, основанный на аренде транспортных средств и разных помещений, например, квартир и складов. Сдавать в аренду можно все что угодно: от конференц-залов с техникой и загородных домов до автозаправок и земельных участков. Это выгодно и прибыльно. Доход в основном зависит от объекта аренды, места, где он находится, и его качества. Если это крупный город, то снимать однокомнатную квартиру с неплохим ремонтом придется за $400-600 долларов, конференц-зал с различной техникой стоит за час около $100-200 долларов. Это, конечно, условные цифры.

Развивается в последнее время интересное направление аренда бизнеса. Даже появились специальные компании-посредники, которые помогают владельцам сдать в аренду гостиницу, аптеку или мастерскую. Рассмотрим интересный вариант. В Москве владелец гостиницы, площадь которой более 600 кв. м и которая находится недалеко от метро, предлагает взять в аренду этаж или же все здание. Работает гостиница несколько месяцев, она полностью укомплектована мебелью и техникой на сумму более 7,5 миллионов рублей, есть ресторан. Аренда этажа в месяц стоит 215 тысяч рублей, чистая прибыль – более 220 тысяч. Очень выгодно. Следовательно, такое направление, как аренда бизнеса, будет только процветать в нашей стране.

Аренда конференц-зала

Сдача в аренду конференц-зала чем-то напоминает сдачу квартир посуточно. Зарабатывать в месяц можно от нескольких тысяч долларов до нескольких десятков тысяч. Все зависит от интерьера помещения, его площади, техники, которая находится в нем и так далее. Если это большой зал на 150 человек, то и прибыль в месяц будет немаленькая при условии, что будут клиенты. Чем больше такое помещение, тем его дороже арендовать, чем меньше – тем больше клиентов. Опытные бизнесмены говорят, что лучше конференц-зал «открыть» на 30-40 мест, хорошо его обустроить, вложить средства, дать рекламу в СМИ. Прибыль в год может превысить $25 тысяч.

Таким образом, бизнес на аренде может быть очень даже выгодным и доходным.

Почему отель, а не аренда конференц-зала?

Конечно, однодневное обучение можно с успехом провести в арендованном конференц-зале, но многодневные мероприятия лучше организовывать в гостинице, адаптированной под потребности деловых гостей.

Организация и проведение конференций в Сочи

Организация и проведение форумов в Сочи

Организация и проведение семинаров в Сочи

Во-первых: все участники будут размещены в одном месте — ни у кого не будет проблем с тем, чтобы попасть на встречу вовремя. Во-вторых: выбрав гостиницу, имеющую собственный ресторан, вы также обеспечите участникам конференции возможность питаться всегда свежими, вкусными и теплыми блюдами и доступ к конференц-кейтерингу. В-третьих: организовав симпозиум в привлекательном месте, с красивыми видами, СПА и массой развлечений, вы можете быть уверены, что участники не скоро забудут о вашем проекте, и увидят в вас отличного организатора!

Требования к помещению

Если обобщить, то выбранное и затем подготовленное помещение, должно точно соответствовать назначению – формату мероприятия. Важны следующие моменты:

Размеры. Это плавающий нюанс (впрочем, как и остальные из списка) и зависит от того, какие цели ставятся перед будущим конференц-залом. Потому по размерам можно дать лишь общие рекомендации:

• помещение желательно прямоугольное;
• ширина не менее 5 м, длина от 7-9 м и высота от 2,7 м – иначе будет тесно даже для малого количества человек;

Зонирование. Помещение может включать:

• зону докладчика (подиум для спикера);
• президиум (для размещения важных лиц события);
• кабинку оператора, контролирующего работу оборудования;
• гардеробную;
• барную стойку;
• аудиторию, где рассажены слушатели, пресса и другие посетители.

Возможно наличие дополнительных зон по типу VIP-комнаты для переговоров;

Оборудование для проведения конференций

Аудио- и видеооснащение. Эта часть требований к помещению является наиважнейшей. Т.к. от аппаратуры в немалой степени зависит успех мероприятия. Если зрители не увидят детали видеопрезентации или не услышат спикера, то это полный провал. Потому потребуется правильно подобрать и задействовать широкий спектр оборудования, отвечающего за:

• эффективную коммуникацию всех участников между собой или спикера с залом — микрофоны, громкоговорители, усилители звука и т.д.;
• отображение визуальной информации (например, подготовленной презентации или видеоролика) – дисплеи с качественным изображением;
• освещение;
• видеосъемку.

Инженерия. Помещение по определению должно обладать:

• нормальной звукоизоляцией, чтобы не создавалось эхо и прочие звуковые эффекты, ухудшающие восприятие на слух;
• системой отопления и кондиционирования для формирования оптимального микроклимата;
• вентиляцией.

Принятие решений

Чтобы конференц-зал отеля мог использоваться для проведения совещаний, на которых происходит принятие решений по обсуждаемым вопросам, владельцам отеля стоит задуматься об установке конференц-системы с возможностью иного голосования. Такая система обеспечивает автоматический подсчет голосов и протоколирование результатов голосования для создания отчета. Одной из самых известных систем, позволяющих проводить несколько типов голосования, является цифровая конгресс-система DSN. Микрофонные пульты этой системы Concentus, которые вы, наверное, уже неоднократно видели во время телевизионных трансляций международных встреч на высшем уровне, обладают отличительным дизайном, похожим на складывающуюся «книжку». Помимо необходимых функций для выступление кнопки для регистрации и голосования.

Рис.3

Система DSN просто незаменима при организации многочисленных заседаний, поскольку проводит регистрацию участников и «следит» за тем, чтобы каждый участник, имеющий право голоса, проголосовал только один раз.

Нюансы и формальности при аренде помещения для мероприятий

В большинстве своем аренда конференц-зала предоставляется на условиях почасовой оплаты. Мероприятие может проводиться весь день. Условия о периоде, дате проведения назначенного события отражаются в договоре аренды помещения, здесь же желательно обозначить и перечень предоставляемого оборудования (специализированного технического оснащения для проведения презентаций). Помимо существенных условий договора, в него могут, включены и дополнительные условия (пожелания) по согласованию между арендатором и арендодателем, они обсуждаются индивидуально.

фото: renty.ua

Нередко проведение деловых встреч сопровождается фуршетами (обычно по завершению мероприятия) или перерывами на чашечку кофе. Организаторам мероприятия весьма актуально было бы воспользоваться услугой кейтеринга, позволяющей организовать фуршет, кофе-брейк или шведский стол непосредственно в конференц-зале (либо в соседнем помещении), что в значительной степени упростит задачу организатором мероприятия, а наличие свежих и горячих, красиво оформленных закусок, поднимет настроение участникам делового мероприятия

По этой причине, при выборе помещения для аренды, организаторам мероприятия, стоит обратить внимание на возможность размещения специально отведенного места для приема пищи и общения гостей

Зал для конференции должен быть комфортным участникам, атмосфера доброжелательной и гостеприимной.

Выбор конференц-зала в отеле

В большинстве случаев, участники таких ивентов приезжают из других регионов или из-за границы. Поэтому арендуя площадку для проведения мероприятий в отеле, вы можете расселить приезжих гостей в его номерах, что гарантирует отсутствие опозданий, а также возможность отдохнуть или заняться своими делами в перерыве.

Помимо помещения, гостиницы могут предоставить ряд дополнительных услуг:

• Выпуск брендированных аксессуаров (ручки, блокноты, календари);
• Техническое обеспечение: аренда звукового, светового оборудования;
• Питание участников по системе шведского стола, кейтеринг;
• Организация культурно-развлекательной программы для отдыхающих.

При этом они могут входить в стоимость организации мероприятия, либо предоставляться независимо друг от друга.

Арендуя конференц-зал в отеле важно учитывать несколько моментов:

• Место проведения события должно располагаться в транспортной доступности;
• Помещение не должно пересекаться с номерами, другими залами;
• В идеале, перед входом должно быть фойе для сбора участников мероприятия;
• Обязательно наличие помещения для хранения инвентаря.

При этом нужно определить характер встречи, т.к. организация масштабной международной конференции на 100 и более человек обойдется значительно дороже, чем проведение тренинга на 10-40 сотрудников.

Международные встречи

Если вы уже твердо решили, что ваш отель должен соответствовать гордому названию «конгресс-отель» и обеспечивать проведение международных конференций, вам не обойтись без системы синхронного перевода в конференц-зале. Участники конференции прослушивают перевод выступления через наушники, подключенные к селекторам каналов перевода. Системы синхронного перевода классифицируются на проводные и беспроводные. В проводных системах селекторы каналов или представляют собой отдельные электронные панели с кнопками выбора канала, регулировки громкости и индикацией выбранного канала, или встроены в микрофонные пульты. Поэтому при оснащении конференц-зала желательно сразу «заложить» пульты со встроенными селекторами каналов. Если же в вашем конференц-зале уже установлена дискуссионная система и вы хотите дооснастить ее системой синхронного перевода или планируете постепенное вложение средств в зал, можно выбрать беспроводную систему синхронного перевода. Здесь участник выбирает канал перевода на карманном инфракрасном приемнике. Основным достоинством беспроводной системы является свобода перемещения участников конференции по залу. Применение беспроводной системы синхронного перевода также идеальное решение, если у вас нет отдельного конференц-зала в отеле, а организовывать конференции вы планируете в многофункциональном зале, например, в кинозале или ресторане. В этом случае во время конференции вы выдаете участникам карманные ИК-приемники с наушниками и устанавливаете инфракрасные излучатели на напольные стойки. По завершении конференции все оборудование может быть легко убрано в кейсы для хранения. Здесь можно остановиться на еще одном требовании, предъявляемом к конференц-системам, когда конференции будут проводиться не очень часто, каждый раз в разных залах или вы планируете взять систему на прокат…

Подведение итогов

Превращение помещения в конференц-зал — задача достаточно сложная. Особенно это касается подбора оборудования – необходимо правильно проанализировать помещение, определить имеющиеся коммуникации, каких не хватает и т.д.

Самые безобидные последствия ошибок в составлении проекта технического оснащения – плохая слышимость выступающего в некоторых частях аудитории, неработающие микрофоны. Но даже такие незначительные моменты вряд ли положительно скажутся на репутации компании и наверняка помешают мероприятию увенчаться успехом.

Потому за все, что связано с оборудованием, должны отвечать профессионалы. Такие, как компания «Sky-Dynamics». Мы предлагаем комплексную услугу – техническое оснащение конференц-залов. В нее входит составление проекта, подбор и установка оборудования для проведения конференций, его доставка на объект с последующим монтажом.